medewerker preproductie evenementen en zaalhoreca

over de organisatie

VIERNULVIER is een kunstinstelling in Gent die fungeert als een centraal platform voor artiesten en organisaties uit verschillende sectoren. Geïnspireerd door de veranderende wereld en kunsten stimuleren we de uitwisseling tussen kunst en de lokale en mondiale gemeenschap. 

Bij VIERNULVIER bieden we een gastvrije plek waar mensen samenkomen voor ontwikkeling, productie, presentatie, participatie en reflectie. We bouwen voort op onze traditie van innovatie en maatschappelijke betrokkenheid. Bij ons staat openheid centraal, zowel in kennisdeling als in het aangaan van samenwerkingen, of deze nu vanzelfsprekend zijn of niet. 

VIERNULVIER is werkzaam in De Vooruit. De feestzalen van het huis zijn bijzondere plekken waar elke dag iets te beleven valt. We zoeken een collega binnen het operationele team die de schouders zet onder de preproductie van alle evenementen en horeca in al onze zalen. 

over de functie

• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereidende horecataken verbonden aan de zalen en loges en je biedt de nodige ondersteuning in de opbouw en afbouw van de zalen. 
• Een aantal administratieve taken verbonden aan zaalhoreca behoren ook tot je takenpakket.  

Planning en voorbereiding: de saus voor een vlekkeloze organisatie

• Op basis van de input van het team productie sta je in voor het uitvoeren van de geplande horecataken voor de evenementen (aanwezigheid van juiste dranken en stock, horecamateriaal, logecatering,.. ).
• Je staat in voor het goed beheer van de horecauitrusting van de zalen, opslagruimtes, bars, machines en (cater)materiaal.
• Je onderhoudt een positief contact met alle (horeca)leveranciers en zorgt voor een vlotte flow van de herbruikbare bekers.

Opbouw, afbraak en opruimen van het evenement - bij een event maken de details het verschil

• Samen met de collega’s van housekeeping en zaalverantwoordelijken sta je in voor de opbouw van het evenement.
• Op verzoek van het team productie ontvang je klanten/huurders/cateraars en maak je hen wegwijs en beantwoordt hun vragen.
• Na de activiteiten ruim je de zaal op zodat die klaar is voor een volgende evenement. Bij schade aan het gebouw of materiaal meld je dit bij de interne bevoegde dienst. 

Voorraadbeheer: goed beheer is de basis voor succes

• Voor de aanvang van een evenement maak je de beginstock op, na een evenement maak je de inventaris en de afrekening op.
• Je volgt de leveringen, bestelbonnen, facturen en creditnota’s op.
• Je volgt het interne verbruik op (artiesten) en maakt een interne factuur op naar de boekhouddienst.
• De inventaris van het (cater)materiaal hou je goed bij en bij breuk of schade zal je het materiaal bestellen.
• Als verantwoordelijke van het voorraadbeheer, maak je een kwartaal inventaris op van de dranken en het leeggoed.

profiel kandidaat

• Plannen, bestellen, overzicht behouden, alle zalen bevoorraden vind je gewoon leuk om te doen. Je krijgt er al zin in en je weet waar te beginnen.
• Je werkt graag in een team, maar zelfstandig werken vind je ook helemaal ok.
• Fysieke arbeid (veel rondlopen, heffen en tillen) schrikt je helemaal niet af want een zittende job is niet aan jou besteed.
• Ervaring met zaalhoreca, voorraadbeheer en administratie is een pluspunt of je bent leergierig en pikt de dingen snel op.
• Je hebt een doe-mentaliteit en je houdt van het operationele aspect van de job.
• Je houdt van je job en haalt plezier uit het goede verloop van het evenement waar jij ook toe bijgedragen hebt.
• Je kan je tijd goed verdelen en deadlines halen zie je als een leuke uitdaging en bezorgen je geen onnodige stress. 

aanbod

• Een goede teamsfeer vinden we belangrijk.
• Contract van onbepaalde in een variabel werkrooster in een seizoensgebonden context. De focus van de uren ligt in hoofdzaak tussen dinsdag en zaterdag en gaat voornamelijk over dagwerk, maar avonden zijn niet uitgesloten.
• Loon volgens PC 302 horeca - categorie 5. Relevante ervaring wordt meegenomen; https://www.guidea.be/Werkgever/Lonen-en-vergoedingen/Lonen
• Extralegale voordelen.
• Een open werksfeer met ruimte voor initiatief;
• Een vlakke organisatiestructuur waarin je meerdere rollen kan opnemen als jij dat wilt. Betrokkenheid, transparantie en ruimte voor eigen initiatief in een informeel kader, zijn pijlers waarop we steunen. Ons organigram toont onze werking.  Je vindt er ook ons integriteitsbeleid en intern reglement fair practice terug. Missie en visie | VIERNULVIER.
• Een plek voor (persoonlijke) ontwikkeling  via zowel interne als externe opleidingen. 

wijze van solliciteren

Stuur je cv en motivatiebrief ten laatste op donderdag 25/07/2024 naar: vacature_medewerkerpreproductie@viernulvier.gent  

De gesprekken gaan door op vrijdagvoormiddag 09/08/2024. 

Voor extra informatie rond de functie kan je terecht bij Cindy Van Der Merken, coördinator housekeeping, zaalverantwoordelijken en preproductie zalen: cindy@viernulvier.gent of 0486/57.40.63

Voor vragen rond de selectieprocedure kan je terecht bij Seline De Cloet: seline.decloet@viernulvier.gent of 0486/98.97.39