productie- en onthaalmedewerker

Oostende productie voltijds

organisatie
CC De Grote Post
online sinds
08/02/2019
type
vast contract
indiensttreding
mei
reageren voor
28/02/2019


over de organisatie

Cultuurcentrum De Grote Post is het kloppende hart van de Stad aan Zee. Het cultuur-centrum wordt gerund door De Grote Post vzw, een extern verzelfstandigd agentschap van de Stad Oostende, onder leiding van een directeur. Om het team te versterken zoekt De Grote Post gedreven en talentvolle medewerkers.
www.degrotepost.be/overig/Vacatures

over de functie

Context / Omgeving / Plaats in de organisatie
Je maakt als productie- en onthaalmedewerker deel uit van de afdeling exploitatie die verantwoordelijk-heid draagt voor de coördinatie van een uitgebreide vrijwilligerswerking, de zaalverhuur, eigen produc-ties en het vlot en klantvriendelijk ontvangen van publiek en gezelschappen, etc.

Doel van de Functie
Onder de leiding van de verantwoordelijke exploitatie en op basis van richtlijnen ga je heel wat activiteiten voorbereiden en verzekeren. Met name alle activiteiten gerelateerd aan de ontvangst van publiek, artiesten, vrijwilligers en derden. Dat doe je zowel voor de eigen als voor de externe producties. Je verzekert een efficiënt en klantvriendelijk onthaal.

Functieomschrijving
Productie
Je staat in voor de correcte voorbereiding en afhandeling van dossiers in het kader van de eigen pro-grammering van De Grote Post.
Aangestuurd door de verantwoordelijke en in overeenkomst met de contracten, zoals voorbereid door de zakelijke afdeling, zorg je voor de volledige productionele opvolging van een aantal voorstellingen / activiteiten uit het programma van De Grote Post:
 Je neemt contracten en technische fiches door en leidt daaruit de afspraken af die De Grote Post moet verzekeren
 Je voert een proactieve en vlotte communicatie met het gezelschap / de artiest / het management over deze afspraken
 Je organiseert catering / per diem en overnachtingen voor de eigen programmatie
 Je bereidt van elke activiteit uit de eigen programmering een duidelijke daysheet voor via een nauwgezette invoer in het planningsprogramma Yesplan. Op die manier garandeer je een goede voorbereiding van ieder evenement, ook vanuit de andere afdelingen (theatertechniek, onthaal, onderhoud, …)
 Je communiceert bijzondere noden aan de dienst housekeepingtafels, stoelen, …)
 Je ontvangt artiesten of gezelschappen over hun creatie in De Grote Post
 Je houdt de planningstool Yesplan up-to-date en voert een regelmatige controle uit van de daysheets
 Je superviseert de vrijwilligers bij het klaarzetten van de loges en het onderhoud van de artiestenfoyer
 Je informeert de collega’s van het CultuurCafé en UiTloket over de activiteiten in het cultuurcentrum en de daarmee gepaard gaande noden / aandachtspunten

Onthaal
Je bent het aanspreekpunt voor publiek, vrijwilligers, artiesten en/of organisatoren tijdens jouw onthaal-uren.
Onder leiding van de afdelingsverantwoordelijke exploitatie - maar met een hoge graad van autonomie en initiatief – leid je tijdens het onthaal de activiteiten van De Grote Post op een klantvriendelijke en veilige manier in goede banen. Je bent een belangrijke schakel in de ontwikkeling en het leven van dit cultuurhuis.
 Je bent als onthaalmedewerker verantwoordelijk voor activiteiten die tijdens jouw dienst plaatsvinden. Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor een goed verloop van de activiteit volgens de gemaakte afspraken en procedures
 Je ontvangt, begeleidt, bedient en informeert bezoekers, artiesten, vrijwilligers, zaalhuurders, klanten, leveranciers,… Zo garandeer je een aangenaam bezoek en maak je iedereen die zich komt melden wegwijs in het verloop van de voorstelling of activiteit en de werking van het cultuurcentrum
 Je bereidt tijdig de ontvangst van artiesten of zaalhuurders voor op basis van een opgestelde daysheet (badges, jetons, parkeerkaarten, bewegwijzering, etc.)
 Je brieft de ingeplande vrijwilligers over hun opdracht, motiveert hen en stuurt hen bij waar nodig
 Je bereidt proactief eventuele lastminute vervangingen in het vrijwilligersteam voor indien nodig (vb. ploeg herschikken of rondbellen bij ziekte van een opgeroepen vrijwilliger)
 Je grijpt in en/of zorgt voor een oplossing in noodgevallen
 Je sluit iedere onthaaldienst af volgens de voorgeschreven procedures en afspraken

profiel kandidaat

Verantwoordelijke teamspeler
 Je bent gedreven, sterk georganiseerd, proactief, sociaal en klantgericht
 Je hebt zin voor structuur, orde en detail
 Je beschikt over een goed concentratievermogen (ook bij relatief repetitief werk of onder grote druk)
 Je brengt informatie helder over, zowel mondeling als schriftelijk
 Je bent stressbestendig en in staat een helicopterview te houden
 Je bent een teamspeler, een doorzetter en hulpvaardig ingesteld
 Je kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie
 Je kan procedures nauwgezet toepassen en bijsturen volgens noodzaak
 Je bent assertief en kan optreden en handelen in probleemsituaties
 Je werkt zelfstandig en binnen de geldende instructies en procedures
o Kennis en ervaring
 Culturele interesse en openheid naar alle mogelijke organisaties die gebruik wensen te maken van De Grote Post is een noodzaak
 Minimum 3 jaar aantoonbare, relevante ervaring
Een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
 Perfecte kennis van het Nederlands (gesproken en geschreven)
 Goede kennis van het Frans en het Engels (gesproken en geschreven)
 Sterke administratieve, communicatieve en organisatorische vaardigheden
 Goede kennis van Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) en databeheer
 In het bezit zijn van rijbewijs B is een pluspunt
o Communicatie en overleg
 Veelvuldig mondeling en schriftelijke uitwisseling van informatie met interne en externe diensten
Intern: met andere afdelingen, CultuurCafé en UiTloket
Extern: leveranciers, gezelschappen, toeschouwers, etc.
 Voor je collega's en je team werken je dynamisme en inzet motiverend

aanbod

Je werkt in een prachtig gerenoveerd historisch gebouw met een belangrijke culturele uitstraling op lokaal en regionaal vlak. Je maakt deel uit van een dynamische, ambitieuze en gedreven groep en maakt dagdagelijks de diverse artistieke projecten mee mogelijk. Je kunt op een autonome manier invulling geven aan een veelzijdige en afwisselende functie. Je krijgt een salarispakket dat in verhouding staat met de opgebouwde ervaring en competenties binnen het paritair comité 304, looncategorie B.

wijze van solliciteren

Heb je interesse? Aarzel niet en stuur vóór 28/02/19 je cv en motivatiebrief ter attentie van Marion Buckens, afdelingsverantwoordelijke naar vacature@degrotepost.be met als onderwerp ‘vacature productie- en onthaalmedewerker ’.

Kom je tijdens een sollicitatie in aanraking met discriminatie?

Meld dit bij Unia. Discriminatie op basis van je geslacht kan je melden bij het Instituut voor de gelijkheid van mannen en vrouwen.

Sainctelettesquare 17
1000 Brussel

+32-(0)2-201 30 03
sociaalfonds(a)podiumkunsten.be

e-news vacatures, opleidingen of sectornieuws:

schrijf je in