administratief medewerker aanvragen evenementen & offertes

over de organisatie

VIERNULVIER is een kunstinstelling in Gent die fungeert als een centraal platform voor artiesten en organisaties uit verschillende sectoren. Geïnspireerd door de veranderende wereld en kunsten stimuleren we de uitwisseling tussen kunst en de lokale en mondiale gemeenschap. 

Bij VIERNULVIER bieden we een gastvrije plek waar mensen samenkomen voor ontwikkeling, productie, presentatie, participatie en reflectie. We bouwen voort op onze traditie van innovatie en maatschappelijke betrokkenheid. Bij ons staat openheid centraal, zowel in kennisdeling als in het aangaan van samenwerkingen, of deze nu vanzelfsprekend zijn of niet. 

Kunstencentrum VIERNULVIER zoekt een collega voor de versterking van het team productie. 

Als administratief medewerker aanvragen evenementen en offertes verwerk jij de aanvragen en ben je het eerste contact -en aanspreekpunt voor organisatoren en klanten die graag in De Vooruit een evenement organiseren. Daarnaast ondersteun je team productie met een aantal administratieve taken en spring je af en toe in bij de productie van kleine evenementen. 

over de functie

Aanvragen evenementen

• Je behandelt de externe aanvragen die binnenkomen.
• Je maakt kostprijsberekeningen en stelt offertes op.
• Je onderhoudt hierbij goede contacten met de klanten, doet intakegesprekken en plant voor hen locatiebezoeken in. Je denkt hierbij mee met de klant en houdt tegelijk de haalbaarheid van klantvragen altijd in het achterhoofd.
• Bij goedkeuring van de offerte, maak je een B2B contract.
• Na dit voorbereidend werk, dispatch je de aanvraag naar de juiste collega binnen jouw productieteam.
• Na het evenement neem jij het terug over en zorg je voor de facturatie en klant nazorg. 

Algemene administratie en opvolging

• Je houdt het contact met de buren goed en informeert hen wanneer het nodig is. Vragen of bezwaren volg je goed op.
• Ook politie en brandweer worden op de hoogte gebracht waar nodig en bij een incident volg je de  procedure voor een correcte opvolging en afhandeling.
• Je bent verantwoordelijk voor de cambio- en parkingcontracten. 

Productie

• Af en toe word je ingezet op de productie van kleine evenementen. 

profiel kandidaat

• Je werkt graag met cijfers en ervaring met kostprijsberekening en opmaken van offertes voor evenementen is een sterk pluspunt.
• Je bent vriendelijk en de contacten met organisatoren en potentiële klanten vind je leuk.
• Je werkt volgens een vaste procedure en houdt zo de kwaliteitsnorm aan.
• Je hebt het vermogen om de noden van de klant te begrijpen en weet dit in te passen in ons verhaal en waar onze diensten voor staan.
• Je bent een vlotte prater en weet te verbinden.
• Je bent aandachtig en behulpzaam maar evenzeer daadkrachtig wanneer het nodig is.
• Je behoudt het overzicht en werkt administratief gestructureerd.

aanbod

• Een goede teamsfeer vinden we belangrijk.
• Contract van onbepaalde duur voor 22,8u.
• Loon volgens PC 304.
• Extralegale voordelen.
• Een open werksfeer met ruimte voor initiatief.  
• Een vlakke organisatiestructuur waarin je meerdere rollen kan opnemen als jij dat wilt. Betrokkenheid, transparantie en ruimte voor eigen initiatief in een informeel kader, zijn pijlers waarop we steunen.
• Ons organigram toont onze werking.  Je vindt er ook ons integriteitsbeleid en intern reglement fair practice terug. Missie en visie | VIERNULVIER.
• Een plek voor (persoonlijke) ontwikkeling via zowel interne als externe opleidingen. 

wijze van solliciteren

Stuur je cv en motivatiebrief ten laatste op donderdag 25/07/2024 naar: vacature_admin_ondersteuning@viernulvier.gent  

De gesprekken gaan door op donderdag 08/08/2024. 

Voor extra informatie rond de functie kan je terecht bij Lies, Coördinator programmatie en productie: lies@viernulvier.gent of 0498/44.84.45

Voor vragen rond de selectieprocedure kan je terecht bij Seline De Cloet: seline.decloet@viernulvier.gent of 0486/98.97.39