coördinator receptie & bewaking

over de functie

Als coördinator receptie & bewaking ben je, samen met je team, het eerste aanspreekpunt en daardoor het "visitekaartje" van de Munt. Zo zorg je te allen tijde voor een aangenaam en kwalitatief hoogstaand onthaal van bezoekers en personeel van de Munt. Je begeleidt en motiveert het receptieteam en je zorgt voor de planning, coördinatie, uitvoering en opvolging van de activiteiten van de dienst.

In nauwe samenwerking met het externe veiligheidsteam zorg je ook voor de veiligheid van de gebouwen en de mensen binnen de organisatie (veiligheid).

In nauwe samenwerking met de interne preventiedienst werk je mee aan het opstellen en implementeren van noodprocedures (veiligheid) voor je teams.

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van zowel interne teams (receptie, beveiliging) als externe dienstverleners (badging, inbraak, hulpdiensten, enz.);

Daarnaast werken jij en je team samen aan de dagelijkse activiteiten van de receptie.

Je rapporteert aan de facility manager en/of zijn vertegenwoordiger.

Taakomschrijving

• Je leidt, coacht en motiveert het interne receptieteam en volgt de activiteiten van het externe bewakingsteam op;
• Je organiseer en bereidt de activiteiten van de dienst voor, realiseert ze en volgt ze op (taakverdeling, opstelling en opvolging van de planning van de activiteiten, coördinatie van teamvergaderingen, ...);
• Je bent de contactpersoon voor de receptie voor de verschillende partijen (personeel, bezoekers, externe gebruikers van de gebouwen, externe bewakingsfirma's, enz.);
• Je bent de contactpersoon voor alle zaken die te maken hebben met veiligheid en receptie of elke taak waarvoor interne of externe contacten of andere organisaties nodig zijn om het goede verloop van de dagelijkse activiteiten van de Munt, evenals evenementen en producties te garanderen;
• In nauwe samenwerking met de Facility Manager maak je maandelijks een analyse van de algemene werking van de receptie en doe je concrete voorstellen om de activiteiten en procedures in verband met jouw functie te optimaliseren;
• Je beheert en voert een aantal operationele taken uit met betrekking tot de dagelijkse activiteiten, de behoeften van de verschillende afdelingen, de toegang tot het gebouw voor personeelsleden, enz;
• Je zorgt, indien nodig, voor een algemene controle van activiteiten van je dienst tijdens evenementen;
• Je werkt ook als receptionist;
• Je zorgt ervoor dat je medewerkers zich te allen tijde aan de veiligheidsinstructies en interne procedures houden.
• Je houdt de Facility Manager regelmatig op de hoogte van de activiteiten van je afdeling.

profiel kandidaat

• Je kan minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie aantonen;
• Je hebt ervaring in het coördineren en leiden van een team;
• Je hebt een goede kennis van onthaaltechnieken en de verschillende processen en activiteiten binnen een receptie;
• Je hebt een zeer goede kennis van de beveiligingsprocedures van gebouwen (inclusief de procedures die van toepassing zijn op evenementen die open zijn voor het publiek), evacuatieprocedures, software voor toegangscontrole en de nodige technische ervaring met het beheer van branddetectie-installaties.
• U hebt kennis van de wetgeving inzake veiligheid en preventie (brandpreventie, toegangscontrole, inbraak, terroristische dreigingen en/of AMOK, enz;)
• Idealiter heb je een EHBO-opleiding genoten;
• Je werkt klantgericht en wil mensen op een professionele manier onthalen en verderhelpen;
• Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel en bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
• Je beheerst perfect zowel het Nederlands als het Frans (zowel schriftelijk als mondeling) en ook een goede kennis van het Engels;
• Je kan vlot overweg met MS Office tools;
• Je bent bereid om af en toe 's avonds en in het weekend te werken.

aanbod

Voltijds contract van onbepaalde duur;

Een culturele werkomgeving die je de mogelijkheid geeft om bij te dragen tot de realisatie van onze vernieuwende operaproducties met ruime opleidingsmogelijkheden.

wijze van solliciteren

Stuur je CV en motivatiebrief vóór 30 avril 2024 naar jobs@demunt.be met vermelding “vacature – coördinator receptie & bewaking”.