administratief verantwoordelijke

over de organisatie

De Roma is een volksschouwburg gelegen in Borgerhout- Antwerpen. Op het programma staan concerten gaande van pop, rock, over folk, roots, chanson tot jazz en klassiek. De Roma is ook nog een echte cinema en je kan er terecht voor evenementen zoals dansnamiddagen, kinderrommelmarkt, filmbeurs, circustheater, en rondleidingen in het gebouw.
De Roma besteedt daarnaast zeer veel aandacht aan maatschappelijke thema’s die zich vertalen in filmvoorstellingen, debatten, boekvoorstellingen, en socio-culturele evenementen.
De hele werking – meer dan 400 activiteiten per jaar - wordt gedragen door een klein team vaste medewerkers en een zeer grote ploeg vrijwilligers. De Roma wordt het meeste gesubsidieerd door de stad Antwerpen, maar draait voor een ruime 85% op eigen middelen

over de functie

Als Administratief Verantwoordelijke sta je in voor een veelvoud van taken. Je ondersteunt het directie- en programmatieteam op administratief vlak. Je zorgt voor ondersteuning van de algemene interne werking. Je neemt de administratie op van de concerten en evenementen in nauwe samenwerking met alle programmatoren.
- Je beheert de kalender van de interne werking, plant en organiseert vergaderingen en notuleert de besluiten.
- Je ondersteunt bij het opstellen en bewerken van zakelijke documenten. Je beheert en klasseert documenten.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de muziekprogrammatoren om de concertwerking zo optimaal mogelijk te laten verlopen.
- Je registreert en formaliseert partnerschappen voor de maatschappelijke evenementen en volgt de uitvoering ervan op.
- Je bent verantwoordelijk voor de koppeling tussen de programmatie en het interne planningssysteem.
- Je zorgt voor sluitend papierwerk: het voorbereiden en opvolgen van contracten en samenwerkingsovereenkomsten, het opdracht geven tot facturatie en betalingen, het controleren van de uitvoering en administratief afsluiten van de events.
- Je neemt administratieve en organisatorische taken op voor nieuwe projecten en speciale evenementen.

Je werkt minsten 1 keer per week (’s avonds en/of in het weekend) met de vrijwilligers mee als all round – eindverantwoordelijke. Je wordt ingeschakeld in de publieksactiviteiten, tijdens late avondconcerten of de poetsploegen in de ochtend of bij de matinees. Je maakt je alle logistieke taken eigen, investeert in een goede relatie met alle vrijwilligers en leidt het werk in goede banen. De vrijwilligersploegen waarmee je samenwerkt, variëren van 8 tot 55 personen per shift. Dit neemt bij aanvang van je contract 25% in van je inwerktijd.

profiel kandidaat

• Je kan minimum 3 jaar ervaring voorleggen in een gelijkaardige ondersteunende functie, waarmee je aantoont dat je zelfstandig kan werken en flexibel inspeelt op de noden van de organisatie.
• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma in een richting die je kan linken aan de opdrachten van deze vacature of aan de missie van de organisatie.
• Je bent geïnteresseerd in de ambitie, drijfveren en de werking van een cultuurhuis als De Roma. Je kan aantonen dat je affiniteit hebt met het concertgebeuren en met maatschappelijk engagement.
• Je bent overtuigd dat je wil en kan samenwerken met vrijwilligers en je bent collegiaal op professioneel vlak.
• Je kan omgaan met vertrouwelijke informatie met de juiste discretie en gevoeligheid.

aanbod

• Je komt terecht binnen een zeer dynamische organisatie, en collegiaal team.
• We bieden een voltijds bediendencontract van onbepaalde duur – niveau B volgens de CAO’s van paritair comité 304.01 – kunstensector. Een 4/5e tewerkstelling kan op vraag worden overwogen.
• Voor de verloning wordt rekening gehouden met relevante werkervaring.
• Je kan rekenen op 42 dagen vakantie en/of inhaalrust per jaar.

wijze van solliciteren

Stuur je motivatiebrief en C.V. naar job@deroma.be voor 4 oktober 2023.
Een eerste selectie gebeurt op basis van deze brieven. Een tweede selectieronde bestaat uit een kennismakingsgesprek met proef.
Voor meer inhoudelijke informatie over deze job kan je terecht bij Sven Van Camp via sven@deroma.be